Exportieren und Importieren von Anmerkungen

In diesem Artikel möchten wir die Funktionen zum Export und Import von Anmerkungen in der Anmerkungen-Seitenleiste betrachten.

An einem Beispiel möchte ich die Funktionsweise erklären. Für eine Präsentation möchten wir ein Dokument mit verschiedenen Anmerkungen und Skizzen versehen. Da wir die Präsentation mehrfach vortragen müssen - jeweils vor Publikum mit unterschiedlichen Interessen - benötigen wir unterschiedliche Versionen des Dokuments mit unterschiedlichen Anmerkungen.

Anstatt nun für jeden Vortrag ein separates Dokument zu erstellen - und dazu eventuell immer von vorne beginnen zu müssen, können wir einzelne Sätze von Anmerkungen erstellen, und diese nach Bedarf über das Originaldokument legen. Dies ermöglicht uns die Export/Import-Funktion.

1. Wir öffnen unser Dokument und fügen Sie die Anmerkungen für die erste Gruppe unserer Zuhörer ein.
2. In der Anmerkungen-Seitenleiste klicken wir auf den Schalter für die Anmerkungen-Befehle, und wählen Alle exportieren.
3. Es erscheint nun ein Dialog zur Auwahl eines Dateinamens mit der Endung ".paa". Wir wählen einen Namen wie z.B. "Gruppe 1.paa".
4. Wir klicken auf Speichern und befinden uns nun wieder in unserem Dokument.
5. Nun löschen wir die Anmerkungen aus dem Dokument, die wir für die nächste Zuhörer-Gruppe nicht benötigen, fügen dafür neue Anmerkungen ein. Letztlich speichern wir auch diese Anmerkungen unter einem neuen Namen.
6. Nachdem wir diese Prozedur für all unsere Gruppen wiederholt haben, können wir unser Dokument schließen - ohne die Änderungern daran zu speichern.

Nun sind wir bereit, einen unser Anmerkungen-Sätze zu verwenden. Wir öffnen wieder unser Originaldokument. In der Anmerkungen-Seitenleiste klicken wir wieder den Schalter für die Anmerkungen-Befehle, und wählen diesmal Importieren. Wir wählen z.B. die Datei "Gruppe 1.paa" und klicken auf Öffnen.

Schon sind alle Anmerkungen im Dokument, so wie es auch aussah, als wir die "Gruppe 1" gespeichert hatten.

Wir könnten nun auch mehrere solche Pakete mit unterschiedlichen Anmerkungen in einem Dokument zusammenfügen. Um das Originaldokument ohne alle Anmerkungen wiederherzustellen, wählen wir einfach Bearbeiten, Alle Anmerkungen entfernen.

Bonus-Tipp

Die Export-/Import-Funktion kann auch verwendet werden, wenn man Anmerkungen aus einer älteren Version eines Dokuments in eine neuere Version übertragen will. Nur die Seitenaufteilung der Dokumente muss dann natürlich zusammenpassen.